Du bist ein echtes Organisationstalent und sorgst gerne dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Bei VTM Statik bist du die zentrale Anlaufstelle für administrative Abläufe und Projektkoordination — hauptsächlich remote und mit flexiblen Arbeitszeiten, die sich gut mit Familie und Kindern vereinbaren lassen. Unser Team schätzt Zuverlässigkeit, klare Kommunikation und Menschen, die Eigeninitiative zeigen, ohne dass man ihnen alles zweimal sagen muss.
Deine Aufgaben
- Administrative Unterstützung des Tagesgeschäfts — von der Postbearbeitung bis zur internen Koordination
- Projektkoordination und Terminverwaltung: Du behältst den Überblick über laufende Aufträge und sorgst dafür, dass alle Beteiligten rechtzeitig informiert sind
- Rechnungsstellung und vorbereitende Buchhaltung — sauber, strukturiert und fristgerecht
- Dokumentenverwaltung und digitale Ablage: Du pflegst unsere Ablage so, dass jedes Dokument schnell auffindbar ist
- Kommunikation mit Kund:innen und Partner:innen — freundlich, professionell und lösungsorientiert
- Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse und Abläufe
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Ausgeprägte Organisationsstärke und strukturierte Arbeitsweise — du priorisierst selbstständig und verlierst auch in stressigen Phasen nicht den Überblick
- Sicherer Umgang mit MS Office und Google Workspace; Erfahrung mit digitalen Projektmanagement-Tools von Vorteil
- Freundliches, professionelles Auftreten gegenüber Kund:innen und Partner:innen — schriftlich wie telefonisch
- Hohe Eigeninitiative und Zuverlässigkeit — du übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben und erledigst sie ohne Nachfassen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)